Návod na KdeJe

Ako začať a ako aplikáciu používa admin, vedúci a zamestnanec.

Prihlásenie

  1. Na outtime.io/login zadajte pracovný e-mail a kliknite na „Poslať prihlasovací odkaz“.
  2. Otvorte e-mail od KdeJe a kliknite na odkaz – v tom istom prehliadači, v ktorom chcete aplikáciu používať.
  3. Heslo nepotrebujete. Prihlásenie vydrží, kým sa neodhlásite alebo nevymažete údaje prehliadača.

Zamestnanec

  • Kalendár ukazuje, kto je mimo práce. Kliknutím do svojho riadku zapíšete neprítomnosť – dovolenku, lekára, OČR, PN, služobnú cestu alebo home office. Vyberiete celý deň, pol dňa alebo hodiny.
  • Oprava: kliknite na svoj záznam. Do uzávierky mesiaca ho môžete zmeniť alebo vymazať sami. Po uzávierke napíšete dôvod a zmena počká na schválenie.
  • Môj prehľad ukazuje nárok na dovolenku, čerpanie, zostatok a koľko treba dočerpať do konca roka, aj návštevy lekára a OČR.
  • Odsúhlasenie mesiaca (všetci okrem dohodárov): v posledných dňoch mesiaca (od 3 dní pred jeho koncom) kliknite v kalendári na „Odsúhlasiť“. Potvrdíte tým, že záznamy sedia.

Vedúci

  • Vedúci má okrem svojho kalendára aj záložky Prehľad a Schvaľovanie – vidí v nich len ľudí, ktorých mu admin priradil.
  • Za svojich ľudí zapisuje a opravuje neprítomnosti do uzávierky mesiaca, aj keď sa sami do aplikácie neprihlasujú.
  • Schvaľuje ich žiadosti pred uzávierkou. Zmeny po uzávierke schvaľuje admin.

Admin – prvé kroky

  1. Nastavenia → Firma → Údaje o firme: skontrolujte názov, IČO a doplňte fakturačné údaje.
  2. Nastavenia → Všeobecné: pracovný čas (časy, obed, stravné lístky), typy neprítomností, ktoré používate, a kedy sa mesiac uzamkne.
  3. Nastavenia → Všeobecné → Sviatky: načítajte štátne sviatky na rok a pridajte prípadné firemné voľno.
  4. Nastavenia → Užívatelia → Zamestnanci: pridajte zamestnancov (meno, e-mail, typ vzťahu, nárok na dovolenku a prenos z minulého roka). Kto nemá e-mail, môže byť v aplikácii aj tak – zapisuje zaňho vedúci alebo admin.
  5. Pozvánky: v zozname zamestnancov zaškrtnite ľudí v stĺpci Prístup a pošlite im pozvánku.
  6. Vedúci: na karte zamestnanca zapnite „Vedúci“ a zaškrtnite ľudí, ktorých spravuje. Prehľad je v Nastavenia → Užívatelia → Roly a prístupy.

Koniec mesiaca

  1. Zamestnanci na TPP si odsúhlasia mesiac; v Podklade pre mzdy vidíte, kto ešte nie, a môžete odsúhlasiť za nich.
  2. Po uzávierke (podľa nastavenia, napr. 3 dni po skončení mesiaca) sa mesiac zamkne. Neskoršie zmeny prídu ako žiadosti do Schvaľovania.
  3. Podklad pre mzdy skopírujte tlačidlom Export a vložte do Excelu, alebo ho pošlite mzdovej účtovníčke. Pred odoslaním ho skontrolujte.
  4. Kedykoľvek si môžete stiahnuť všetky dáta do CSV: Nastavenia → Firma → Údaje o firme → Export dát.

Skúšobná doba a predplatné

  • Prvé mesiace sú zdarma. Posledných 14 dní skúšobnej doby uvidí admin v hlavičke upozornenie.
  • Ak chcete pokračovať, admin klikne na „Pokračovať v používaní“ v Nastavenia → Firma → Predplatné. Potom príde faktúra na 12 mesiacov.
  • Bez potvrdenia je aplikácia po skúšobnej dobe len na čítanie – nič neplatíte a údaje si môžete exportovať.
  • Faktúry, platobné údaje a ročné vyrovnanie počtu užívateľov nájdete v Predplatnom. Podrobnosti sú v obchodných podmienkach.

Časté otázky

Prihlasovací odkaz nefunguje alebo je „neplatný“.
Odkaz platí obmedzený čas a dá sa použiť raz. Pošlite si nový. Ak používate Outlook, niekedy odkaz vopred „otvorí“ ochrana pred škodlivými odkazmi – vtedy si pošlite odkaz znova a otvorte ho hneď.
Zamestnanec nemá e-mail.
Pridajte ho bez e-mailu. Neprihlási sa, ale vedúci alebo admin zaňho zapisuje a v Prehľade aj Podklade pre mzdy je normálne.
Kolegovia nemajú vidieť, že je niekto na PN.
V Nastavenia → Firma → Súkromie (GDPR) zapnite zobrazovanie zdravotných neprítomností len ako „mimo“.
Koľko to stojí?
Pozrite cenu a obchodné podmienky. Stav predplatného a faktúry vidí admin v Nastavenia → Firma → Predplatné.